O uso de ferramentas para web conference, palestras e reuniões virtuais não é uma prática recente. Elas já estão por aí há muito tempo mas nem sempre sessões virtuais neste formato podem ser consideradas um sucesso. Isso porque são vários os fatores que influenciam a eficácia de uma iniciativa neste formato.
Tive a oportunidade de realizar centenas de apresentações por ano neste formato por quase uma década e posso afirmar que quase sempre as maiores dificuldades eram técnicas por questões envolvendo a estabilidade da Internet ou a qualidade do áudio dos participantes.
Se essas dificuldades técnicas não deixaram de existir (e realmente não deixaram) ainda assim podemos dizer que em linhas gerais as condições de infraestrutura para comunicação melhoraram nos últimos 10 anos, sobretudo dentro das organizações.
Entretanto, existem outros fatores importantes que afetam diretamente um evento virtual neste formato e que abordaremos nas dicas abaixo:
#1 Trate sua apresentação como uma obra de arte
Lembre-se que a sua audiência estará on-line, durante vários minutos na frente de uma tela de computador, e que você espera que ela dê atenção à sua apresentação, certo? Tenha o cuidado de preparar uma apresentação PowerPoint que seja atrativa em termos de visual, formato e conteúdo.
Quanto mais atrativa a apresentação PowerPoint, maiores as chances das pessoas permanecerem mais tempo atentas ao conteúdo que está sendo apresentado. Evite exagerar no conteúdo escrito e sempre que possível utilize uma organização em tópicos. Utilize imagens com qualidade para torna-las mais visuais.
Em termos de conteúdo procure um equilíbrio, para que a apresentação seja concisa mas consiga atingir os objetivos propostas para ela. Preveja pontos de interação com a sua audiência caso a tecnologia e o contexto permitam. Esta troca multidirecional de informações pode dar uma dinâmica que eleve ainda mais o nível de atenção de todos.
#2 Conte com um assistente virtual ou real
Para eventos com um grande volume de participantes conectados é muito recomendado que o palestrante conte com um assistente virtual que possa auxiliá-lo em questões técnicas e/ou dúvidas que possam ser tratadas paralelamente sem prejuízo ao ritmo da apresentação.
Dependendo do contexto, até mesmo um assistente real, sentado próximo ao palestrante, pode ser indicado, sobretudo para apresentadores com pouca familiaridade com a tecnologia utilizada. Isso tem um efeito prático (ajuda técnica imediata) e psicológico (maior confiança para o palestrante).
#3 Treine o quanto puder!
Como em tudo mais que nós fazemos ou tentamos fazer, a prática constante é que nos permite melhorar. Ao não ser que você tenha um talento natural para conduzir palestras on-line, é recomendado praticar o quanto puder.
Aqui estamos falando de duas frentes de treinamento e aprimoramento. A primeira é na utilização da tecnologia e a segunda na utilização do conteúdo através da tecnologia. Para desempenhar bem é necessário se preparar, então não trate a sua preparação como algo de pouca importância. Isso certamente será percebido pela sua audiência.
#4 Escolha um local tranquilo e sem interrupções
Em respeito à sua audiência e para garantir mais concentração procure um lugar silencioso, confortável e sem interrupções (preferencialmente sem um telefone para tocar).
Dependendo do tempo da sua apresentação, atente também para a temperatura do ambiente, pois você pode perceber em alguns minutos que não fez uma boa escolha. Leve um copo de água e outros tipos de materiais que lhe possam ser úteis como documentos e anotações para consultas.
#5 Fique em pé
Esse é um conselho que pode soar estranho mas ele também pode fazer a diferença em alguns casos. Existem pessoas que já estão habituadas a conduzir apresentações em pé e que se sentem mais confortáveis desta maneira. Talvez não seja necessário permanecer em pé durante todo o tempo.
Para algumas pessoas, ficar em pé garante mais energia para conduzir uma apresentação. Faça a sua escolha de acordo com o que lhe parecer mais confortável e produtivo.
#6 Teste a tecnologia
Eis uma dica de ouro. A precaução já salvou muitas apresentações on-line (mas nem todas). Teste antes a tecnologia que será utilizada. Isso inclui o computador que você utilizará e se possível permitir que os participantes também façam algum tipo de teste prévio para detectar e solucionar problemas técnicos.
A última coisa que um palestrante quer é enfrentar dificuldades técnicas que prejudiquem o desempenho de um evento virtual. Portanto, não menospreze esta prática. Lembre-se de que quanto mais sofisticada e repleta de recursos for a tecnologia adotada, mais importante torna-se a realização de testes prévios.
#7 Sorria e cative a sua audiência
Mesmo que a sua apresentação virtual não inclua a transmissão da sua imagem (vídeo ao vivo), prepare-se para conduzi-la como se você estivesse na frente das pessoas em um auditório. Tenha certeza de que do outro lado muitos perceberão o seu nível de entusiasmo o que poderá cativar ainda mais as pessoas.
Esta atitude normalmente traz mais tranquilidade ao palestrante e pode tornar uma apresentação que naturalmente seria fria (por ser a distância) em algo um pouco mais próximo e até mesmo informal.
Equipe Clarity Solutions
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Referência: 7 Tips for a Killer Webinar – Leslie Nuccio
