É comum que as organizações optem por mudar seus sistemas operacionais e de gestão de tempos em tempos. Pode ser uma simples mudança de versão, impactando poucos departamentos da empresa, ou uma troca completa de sistema com impactos profundos na maneira como as pessoas trabalham e como a organização funciona como um todo.
A estratégia de Rollout de TI consiste exatamente em estabelecer um plano e executar um conjunto amplo de ações, para garantir que a substituição de um sistema em uso presente por um novo ocorra da forma mais tranquila e menos problemática possível para a organização.
Imagine uma empresa cujos processos já dependam totalmente de procedimentos em um determinado software. O que aconteceria se, de um dia para o outro, esse software (sistema) simplesmente mudasse ou fosse trocado por outro sem a devida preparação da organização? Certamente seria o caos, com os consequentes prejuízos acumulados a cada dia de operação problemática.
O Rollout de TI envolve um planejamento que pode incluir diversas dimensões, tais como: a análise de processos (atuais x novos), a adaptação do sistema a procedimentos locais (quando se tratar de uma implementação global), questões de ordem regulatória e fiscal, redução de custos com a otimização operacional, entre outras.
Aqui vamos nos ater a um fator chave, para garantir o sucesso de um projeto de Rollout de TI: como preparar as pessoas para a mudança de sistema? Talvez essa seja a tarefa mais complexa, sobretudo em organizações com centenas ou até milhares de colaboradores impactados pela mudança.
E essa tarefa se torna ainda mais crítica, quando pensamos que o Rollout envolve um timing que precisa ser perfeito: desligar um sistema em um dia e passar a usar um novo no dia seguinte.
Como as tecnologias educacionais podem ajudar?
É inevitável pensar em usar a própria tecnologia para promover a devida preparação das pessoas, e dentro dessa estratégia existem diferentes abordagens, que podem ser avaliadas e implementadas para capacitar corretamente o público envolvido e assim reduzir riscos.
O uso da educação on-line talvez seja a principal delas. A formatação dos módulos de capacitação, abordando conceitos, processos e sistema, é uma excelente opção para capilarizar o conhecimento a distância e eliminar as barreiras logísticas da aprendizagem em sala de aula.
Essa organização em módulos também facilita a personalização da jornada de aprendizagem por cargo, setor ou processo, criando-se uma matriz de treinamentos com o agrupamento dos módulos. Isso garante inclusive a otimização do tempo das pessoas, que serão treinadas naquilo que efetivamente precisam.
Outra vantagem é a possibilidade de retreinar pessoas ou até mesmo treinar com rapidez novos colaboradores, por exemplo, os admitidos no meio do processo de Rollout.
É comum que esses módulos sejam organizados em trilhas de aprendizagem dentro de sistemas de gestão (também denominados de plataformas LMS), o que facilita a atribuição dos cursos certos para cada público. Além disso, esse tipo de plataforma também permite gerenciar toda a evolução do processo de capacitação de cada indivíduo.
Outra abordagem interessante é complementar a aprendizagem on-line com reuniões de reforço ao vivo (também pela Internet mas de forma síncrona), envolvendo multiplicadores, que na prática serão uma primeira camada de apoio para os colaboradores. Normalmente cada multiplicador ajudará a esclarecer dúvidas de processos nos quais foi devidamente treinado.
Outras ações que podem fazer a diferença
Além disso, o uso de um plano de comunicação consistente pode ser determinante para elevar o grau de engajamento do público em relação aos módulos de aprendizagem on-line. É importante orientar sobre a importância dos treinamentos e motivar as pessoas para que efetivamente participem e concluam as suas trilhas dentro dos prazos. Tais ações também dependem do apoio recorrente das lideranças da organização.
Outra preocupação frequente de gestores é o impacto junto à área de suporte, após o lançamento do novo sistema. É natural que o volume de chamados cresça consideravelmente, caso a capacitação prévia não seja bem realizada e se outros canais de apoio não forem implementados antecipadamente.
Nesse sentido algumas ações podem ser bastante efetivas para evitar uma sobrecarga das equipes de suporte. A criação de guias ou pílulas de conhecimento, que antecipem as dúvidas mais frequentes e que possam ser compartilhadas de diferentes maneiras: via Whatsapp; como episódios de um seriado; dentro de um repositório com ferramenta de busca; etc.
Em muitos projetos também pode ser interessante pensar em ações de reforço, para a perpetuação do conhecimento adquirido durante os primeiros meses de utilização do novo sistema. Tais ações podem ser definidas e executadas levando em consideração justamente as ocorrências mais problemáticas identificadas após a troca de sistema.
Caso você tenha um desafio parecido com os descritos neste artigo ou simplesmente queira conhecer mais sobre estratégias para a adoção de tecnologias educacionais, para suportar o Rollout de TI, entre em contato com a nossa equipe. Teremos prazer em recebê-lo.