Um dos grandes desafios para os profissionais de treinamento continua sendo demonstrar o retorno sobre o investimento (ROI – Return on Investment) de programas de e-Learning, estejam eles implementados ou ainda simplesmente nos planos.
Frequentemente as iniciativas de e-Learning são relevadas a um segundo plano de importância pela falta de demonstração concreta à liderança dos benefícios, resultados e potencial por elas proporcionados. Uma das melhores maneiras de demonstrar esta visão é comparar cenários.
Se o e-Learning ainda estiver somente nos planos o desafio é comparar o cenário atual de treinamento com um cenário hipotético que contemple a implementação do e-Learning. Esse é normalmente o trabalho necessário para quem ainda precisa justificar e aprovar a implementação do e-Learning.
Se o e-Learning já está implementado então o desafio é demonstrar a sua importância através da comparação dos resultados já obtidos versus um cenário hipotético em que o e-Learning não tivesse sido utilizado. Isso é fundamental para a continuidade e a possível ampliação das iniciativas.
É importante dizer que um estudo de ROI pode ser extremamente detalhado e complexo, o que não é o objetivo deste guia. Levando em conta a atual escassez de tempo disponível para os profissionais, entendemos que esse trabalho precisa ser objetivo e simples, apesar de consistente e analítico. Lembre-se também que a linguagem precisa ser adequada ao público para quem esse estudo normalmente se destina: os tomadores de decisão.
Para atuarmos nesse estudo de forma simples, propomos 4 dimensões principais para o cálculo e a análise do ROI:
- Custos Logísticos
- Custos de Desenvolvimento
- Custos de Oportunidade
- Custos de Revisão
Custos Logísticos
Os custos logísticos incluem qualquer despesa necessária antes do treinamento acontecer. A percepção natural das pessoas é que o e-Learning certamente custa menos do que um treinamento tradicional sob a perspectiva da logística, mas é importante demonstrar isso através de números para transformar essa percepção em realidade. Alguns parâmetros relacionados aos custos logísticos incluem:
- Média de participantes por aula presencial.
- Custo médio de viagem por participante.
- Custo com materiais por participante.
- Custo do instrutor por dia (incluir despesas específicas em caso de um terceiro).
- Tempo total da aula (em dias e incluindo o deslocamento).
- Número de aulas por ano.
Talvez a tarefa de obter todos os dados acima não seja simples dentro da sua organização mas para que o estudo de ROI seja tratado com seriedade é fundamental trabalhar com valores que estejam o mais próximo possível da realidade. Se for impossível obter ou calcular algum deles tente trabalhar com uma estimativa que seja aceitável e justificável: use o bom senso.
Custos de Desenvolvimento
Os custos de desenvolvimento podem variar bastante dependendo dos tipos de treinamento aplicados. Considerando uma sessão convencional de treinamento presencial, os custos de desenvolvimento incluem o investimento de tempo para preparar a aula e os seus materiais (o que pode ser feito internamente ou por um consultor externo). Essa conta é simples pois basta multiplicar o total de horas pelo custo hora do profissional envolvido.
No caso do e-Learning o custo envolve o investimento para contratar um parceiro de desenvolvimento (fornecedor externo) e as horas de envolvimento de um ou mais profissionais internos responsáveis por atividades como acompanhamento e validações. Se o e-Learning for desenvolvido completamente “dentro de casa” a conta novamente será multiplicar as horas de trabalho necessárias pelo custo hora do profissional envolvido.
Alguns estudos realizados por consultorias especializadas no desenvolvimento de cursos apontam que em média uma hora de curso em e-Learning demanda aproximadamente 100 horas de trabalho de desenvolvimento, já incluindo o tempo necessário para revisões e ajustes.
Custos de Oportunidade
Os custos de oportunidade também variam bastante pois dependem do público que está sendo atendido pelo treinamento em análise. Se avaliarmos, por exemplo, um caso envolvendo vendedores torna-se necessário calcular o quanto um treinamento pode aumentar ou reduzir os custos de oportunidade, ou seja, o quanto esse vendedor deixa de vender enquanto está sendo treinado ou simplesmente se deslocando para que isso aconteça.
Essa conta pode ser simples. Nesse exemplo, primeiro calcule o valor médio de vendas de um vendedor por dia. Depois multiplique esse valor médio pela quantidade de participantes do treinamento e depois pelo total de dias do treinamento (considere nesse total de dias o tempo de deslocamento).
O mesmo princípio pode ser adotado para treinamentos aplicados para outros públicos, tais como equipes de suporte e atendimento, desenvolvedores, equipes médicas, equipes de produção, ou qualquer outro público. Para cada um deles será necessário adotar um indicador específico que substitua o valor médio de vendas que adotamos no exemplo demonstrado acima para vendedores, o que pode ser um pouco mais subjetivo e trabalhoso.
Para esses outros públicos, é possível pensar em indicadores como prazos de atendimento, capacidade de produção, etc., e sua correlação com a geração de receitas. É muito importante estar bem preparado antes de apresentar esta análise para a liderança da organização, pois é provável que muitos questionamentos sejam feitos para testar a consistência do estudo.
Custos de Revisão
Os custos de revisão compreendem as atualizações necessárias nos materiais de treinamento ao longo do tempo. Essa é uma dimensão um pouco mais subjetiva e complicada por isso recomenda-se adotar um modelo simples.
Determine uma estimativa percentual de atualizações de cada conteúdo de treinamento por ano, levando em conta a sua natureza. Treinamentos conceituais ou de compliance tendem a sofrer menos atualizações do que treinamentos sobre produtos ou vendas. Procure adotar um percentual adequado de atualização levando em conta dados históricos de treinamentos já aplicados.
Multiplique esse percentual pelo custo de desenvolvimento previamente calculado para o treinamento. Multiplique esse custo de revisão do curso pela quantidade de anos que você projeta que esse curso será aplicado.
Outros Custos
Durante a elaboração de uma análise de ROI é normal que custos adicionais sejam identificados e considerados dependendo do tipo e do tamanho da organização. Por isso, é importante agir com bom senso e levar em conta outros custos que sejam relevantes. Se a sua organização utiliza ou pretende utilizar um LMS (Learning Management System) e se isso envolve custos específicos, é natural pensar em considerá-los na análise de ROI.
Se a análise de ROI abranger todo um projeto de e-Learning considere todos os custos relacionados ao LMS, inclusive os profissionais responsáveis pela sua administração e investimentos de implementação. Se a análise de ROI for realizada por treinamento ou programa, então é importante avaliar se vale a pena adicionar um percentual adicional de custos calculado sobre os custos totais do LMS.
A tarefa de demonstrar resultados tangíveis não pode ser menosprezada nos dias de hoje, por isso o ROI para o e-Learning é fundamental para reforçar a sua importância e garantir um orçamento que seja compatível aos resultados que ele pode proporcionar.
Se pensarmos de forma um pouco mais abrangente durante a análise do ROI também podemos pensar em uma quinta dimensão relacionada ao impacto nos resultados de negócio, ou seja, como o e-Learning ou a ampliação da oferta de treinamento viabilizada por ele pode melhorar indicadores de negócio tais como incremento nas vendas, redução de chamados de suporte, aumento da qualidade em produtos e processos, dentre outros benefícios.
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Referências: “eLearning ROI made easy” – Training Magazine Portal
Equipe Clarity Solutions
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