Se a sua organização tem o desafio de implementar o trabalho remoto de modo funcional e eficiente, procure por colaboradores com experiência como participantes em programas de EAD e conte com eles como mentores e apoiadores dessa mudança.
A pandemia do Covid-19 gerou um impacto inédito, que acelerou de forma significativa a adoção do trabalho remoto pelas organizações, o que já era uma tendência, mas em crescimento lento.
Mesmo antes do surgimento do vírus, uma pesquisa realizada nos EUA pela Society for Human Resource Management, em abril de 2019, identificou que 69% dos empregadores já permitiam que seus colaboradores trabalhassem de casa.
Mesmo que o trabalho remoto ofereça vantagens tanto para as organizações quanto para os colaboradores – e muitas vezes seja um modelo necessário – não se trata de uma tarefa simples, como somente disponibilizar um notebook, avisar a equipe e obter uma conta do Zoom ou outra ferramenta de comunicação e colaboração semelhante.
O trabalho remoto ou em home office exige planejamento, disciplina, habilidades e a aprendizagem por meio de tentativas e erros, uma vez que cada cultura organizacional e função profissional têm as suas demandas únicas.
Um desafio nesse novo modelo é tornar a colaboração on-line eficaz e eficiente, ao substituir as interações tradicionais (presenciais) no ambiente de trabalho. Para tanto, uma estratégia interessante pode ser identificar colaboradores que possam atuar como multiplicadores e apoiadores de boas práticas nessa modalidade.
Pessoas com experiência na participação em cursos e programas em educação a distância (EAD) podem reunir habilidades que facilitem a adaptação ao trabalho remoto.
Seguem abaixo 3 lições oriundas de boas práticas, relacionadas à participação em programas de aprendizagem on-line:
- Gestão do tempo e organização do trabalho
A organização do trabalho é um fator crucial, tanto para o home office quanto para a participação em programas de aprendizagem a distância. Essa experiência em programas de EAD ajuda a moldar o perfil do participante, por exigir habilidades e comportamentos específicos, tais como proatividade e produtividade, mesmo quando não existe a pressão por prazos.
Alunos de programas on-line também têm que ser independentes, autossuficientes e estar motivados, uma vez que precisam administrar e equilibrar suas tarefas acadêmicas, profissionais e pessoais.
Muitos alunos também consideram que o exercício constante de planejamento e organização os tenha levado a enxergar o tempo, que possuem à sua disposição e como é possível utilizá-lo de forma produtiva e racional. Aprende-se dessa maneira a estabelecer objetivos e prioridades.
É atribuição dos gestores definir e comunicar claramente os objetivos para a sua equipe e orientá-la sobre como atingi-los dentro dos prazos. Isso permite que os colaboradores estejam focados na realização das tarefas, mesmo que remotamente e de forma autônoma.
- Encorajamento da comunicação consistente e planejada
Nos programas de EAD os alunos recebem uma comunicação clara sobre o conteúdo a ser estudado, quais as atividades previstas no programa de aprendizado e os respectivos prazos para sua conclusão. O mesmo modelo pode ser aplicado pelas organizações para seus colaboradores, no desenvolvimento do trabalho remoto.
Isso envolve uma comunicação clara, consistente e constante, que deve ser estabelecida e mantida pelos líderes ou gestores. É preciso estabelecer normas e dar recomendações para o bom uso de cada canal de comunicação disponível.
Alunos de programas EAD on-line são conduzidos ao hábito do uso de diferentes ferramentas ou mesmo de plataformas de comunicação. Compreendem claramente quando deve cada recurso comunicacional ser utilizado e para quais finalidades. Isso envolve uma etiqueta de comportamento nos meios digitais, que precisa ser compreendida e respeitada, quando em contato com outros alunos e professores.
Podemos dizer o mesmo sobre a dinâmica que envolve o trabalho remoto. Gestores também precisar estar em contato frequente com as suas equipes, por meio de ferramentas de comunicação e colaboração on-line.
Esse procedimento vai além do simples acompanhamento de tarefas e prazos. É muito importante que a liderança compreenda a necessidade de desenvolver relacionamentos próximos e sólidos com a equipe, mesmo que a distância. Isso exige dedicação de tempo, atenção, interesse por questões diversas (não somente profissionais), orientação e motivação.
Tais relacionamentos são fundamentais para encorajar a colaboração entre os membros de uma equipe, mesmo que estejam geograficamente dispersos.
- Reforçar a importância do equilíbrio entre trabalho e vida pessoal
Alunos com experiência em EAD costumam ser hábeis em equilibrar e organizar suas tarefas. Isso porque muitos precisam equilibrar suas atividades acadêmicas e seus compromissos profissionais e/ou pessoais.
Muitos trabalhadores remotos podem compreender inicialmente que precisam estar disponíveis a todo momento, todos os dias, como ocorre tradicionalmente no ambiente de trabalho. Portanto, leva-se para casa a mesma rotina estabelecida no local de trabalho.
Entretanto, a realidade em home office pode ser bem diferente, a começar pelas interrupções, que já fazem parte do convívio doméstico. Na prática, se estabelece, portanto, uma rotina naturalmente diferente, o que exige certa flexibilidade e adaptação por parte do colaborador.
Isso demanda a capacidade de administrar e equilibrar as tarefas do cotidiano, tenham elas origem no trabalho ou não. Também envolve a habilidade de gerenciar bem o tempo e saber priorizar tarefas.
Cabe aos gestores atuar para orientar e encorajar esse equilíbrio entre vida profissional e vida pessoal no trabalho remoto. Isso pode ser feito por meio de dicas e conselhos, mas principalmente com bons exemplos.
Existem técnicas que podem ser bastante úteis para pessoas que demonstrem dificuldades na organização e cumprimento de tarefas dentro dos prazos. Uma delas é a técnica pomodoro (nome derivado da palavra tomate, em italiano, como referência ao cronômetro de uso culinário, que tem o formato desse fruto), que consiste em cronometrar tempos determinados para realizar uma tarefa, o que funciona como um bom exercício para aprimorar a gestão do tempo.
Breves intervalos ao longo do dia também são recomendados para ajudar em termos de produtividade profissional, como acontece muitas vezes no próprio ambiente tradicional de trabalho.
Mais do que a produtividade, esse equilíbrio reduz as possibilidades de uma pessoa se sentir frustrada ou até mesmo adoecer, por se sentir incapaz de administrar a sua própria vida dentro de casa, o que pode inclusive levar a conflitos de natureza pessoal ou familiar.
Já existe, portanto, uma experiência proporcionada pelos programas de EAD que pode ser identificada e replicada para garantir que o modelo de trabalho remoto possa ser mais facilmente adaptado e integrado às vidas das pessoas.