O uso do e-Learning para capacitar pessoas na utilização de softwares e aplicativos não é uma prática recente. De fato isso já vem sendo feito há mais de uma década e se mostrando como uma excelente opção quando comparado ao treinamento tradicional em sala de aula.
Mesmo assim ainda é impressionante a quantidade de organizações que não aderiram à sua prática e continuam focando sua oferta de treinamentos de sistemas no modelo presencial. São inúmeros os benefícios para a adoção do e-Learning para o atendimento desse tipo de demanda, sendo que podemos citar 3 deles:
- Maior rapidez e capacidade para treinar uma grande quantidade de pessoas (deixam de existir as limitações e/ou barreiras logísticas do presencial);
- Continuidade da aprendizagem e suporte ao desempenho (o conteúdo on-line pode ser acessado futuramente pelo público treinado, quantas vezes forem necessárias);
- Rápida atualização do conhecimento (basta atualizar o conteúdo e replicá-lo novamente em larga escala).
A tendência é que os treinamentos on-line sobre sistemas se consolidem cada vez mais na medida em que as organizações buscam agilidade, redução de custos e maior produtividade de suas equipes.
O grande desafio relacionado ao treinamento de software é sem dúvida a frequência de atualizações. Imagine hipoteticamente (ou não) que você atua com o desenvolvimento de cursos on-line que ensinam a utilização de um determinado software. Você levou meses para desenhar e construir cada um dos módulos do programa de capacitação. No dia em que você concluiu o seu projeto você recebe a notícia que uma nova versão do sistema será lançada no final do mês com dezenas de melhorias para os clientes.
Ninguém deve se desesperar nesta situação, pois na prática essa é a mais pura realidade. O software que não evolui simplesmente deixa de ser utilizado e desaparece em poucos anos. Essa é uma regra do jogo que não pode ser mudada ou esquecida. Então, o importante passa a ser adotar uma estratégia que permita obter o máximo dos benefícios do e-Learning levando em conta os prazos de atualizações dos sistemas, sobretudo se os mesmos estão na nuvem.
A opção de uso dos softwares na nuvem (cloud) faz com que os clientes utilizem a sua mais recente versão em um prazo de tempo muito menor, diferente de casos em que o software está instalado na infraestrutura do cliente (modalidade chamada de on premise), situação em que um cliente pode levar meses ou até anos para atualizar a sua versão.
Portanto, existem empresas de software que se vem obrigadas a manter diferentes versões dos treinamentos para atender clientes que utilizam diferentes versões do mesmo software. Isso é mais comum do que você imagina.
Como então pensar em uma solução ou modelo de trabalho capaz de otimizar os investimentos e equilibrá-los com os benefícios proporcionados pelo e-Learning? Apresentamos abaixo algumas dicas que podem contribuir para a elaboração de uma resposta para esta pergunta:
- Tenha um mapeamento muito claro do que precisa ser desenvolvido. Podemos traduzir esta afirmação para “tenha certeza do tamanho do desafio”. Dados como quantidade de módulos, volume de rotinas a serem abordadas e carga horária de treinamento a ser convertida para o e-Learning são fundamentais para um mapeamento consistente.
- Conheça a frequência de atualizações. Qual o período de atualizações dos sistemas? Qual o impacto dessas atualizações? Quanto menor o período mais desafiador o projeto. O impacto diz respeito ao volume de conteúdos já produzidos que você deverá substituir quando uma atualização do software acontecer.
- Separe o conceito da parte prática. Normalmente os conceitos mudam pouco. Uma boa estratégia é separar a parte conceitual (que pode englobar os processos) da parte prática (demonstração das telas). Tratando-os como objetos separados, é possível reduzir o impacto de trabalho gerado pelas atualizações.
- Modularize o máximo que conseguir. Essa é uma tendência não só para treinamentos de sistemas. Tente transformar os seus cursos em módulos breves. Quanto mais segmentado for o seu conteúdo, mais eficaz ele será junto aos alunos. Além disso, ele permitirá uma atualização mais rápida e viabilizará a utilização dos módulos como conteúdo de apoio e suporte ao desempenho (para simples consultas futuras pelos usuários do sistema).
- A locução é um capítulo à parte. Se o formato adotado para produzir os cursos on-line não prevê a voz de um especialista (instrutor, gerente de produto, etc.) então é provável que a locução seja uma alternativa considerada. O cuidado nesse caso é exatamente o custo associado à geração e inserção da locução que pode tornar um projeto como esse inviável, principalmente quando forem necessárias atualizações.
- Promova uma experiência positiva e interativa. A percepção do aluno deve ser positiva, ou seja, o acesso ao curso e o entendimento dos temas devem ser fáceis. Também é importante que o aluno perceba o valor e a importância do assunto para ele, conectando os conceitos à sua prática diária. Tente desenhar e produzir cursos em que o aluno participe ativamente em determinados momentos, de modo que possa exercitar os conceitos e perceber que está aprendendo. Isso motiva e eleva o nível de aprendizagem.
- Avalie a aprendizagem pelos alunos. Pode parecer estranho, mas nem sempre os cursos de sistemas se preocupam em medir se as pessoas aprenderam ou não. Uma avaliação eficaz deve estar diretamente associada aos objetivos do módulo de aprendizagem. Portanto, sem conhecer os objetivos de aprendizagem nunca se saberá se uma avaliação proposta é aderente ou não.
- Escolha uma ferramenta de autoria adequada. Projetos com enormes volumes de produção demandam ferramentas que garantam produtividade. Existem diversas ferramentas de autoria disponíveis, sendo fundamental conhecer suas características para adotar uma que seja adequada em termos de formato final desejado para o curso, nível de conhecimento técnico dos profissionais que atuarão no projeto e custos associados.
A Clarity Solutions possui know-how na implementação de projetos com as características acima, aportando sua experiência, metodologia e ferramentas para apoiar os seus clientes na estratégia, no desenho e na produção de cursos sobre sistemas.
Equipe Clarity Solutions
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