É natural que na medida em que os projetos evoluem e os desafios de negócios tornam-se maiores que determinados sistemas já em utilização tornem-se insuficientes para se realizar e alcançar tudo o que se objetiva. Esta realidade também envolve o LMS ou plataforma de aprendizado nas organizações.
Também é frequente que uma organização esteja em busca de uma nova plataforma porque simplesmente não está sendo bem atendida pelo fornecedor atual ou até mesmo por motivos de orçamento. Seja qual for a razão que está motivando a busca por uma nova plataforma, é importante levar em conta alguns fatores chave para uma transição tranquila de uma plataforma já em uso para uma nova.
- Identifique claramente os problemas que motivam a troca
Antes de trocar de plataforma LMS é muito importante refletir e identificar porque existe a necessidade de trocar de sistema. Estas razões precisam ser justificáveis e muito claras, e normalmente tratam de: custos inadequados, tecnologia ultrapassada e pouca inovação, suporte pós-vendas ineficaz, baixa adoção pelo público atendido, interface de usuário pouco amigável, dentre outras razões.
A troca de plataforma é uma decisão que precisa ser muito bem ponderada uma vez que pode envolver um investimento razoável em termos financeiros e provoca mudanças com impacto direto para os usuários. Por isso, se a tarefa de identificar claramente os problemas que motivam a troca for difícil para você e sua organização, poderá ser igualmente difícil conseguir justificar a troca. Uma prática interessante pode ser conversar e pesquisar junto aos usuários e administradores para entender o que é complicado na visão deles e a partir daí criar um relatório que ajude a cruzar informações e mapear os principais problemas e limitações da plataforma em uso.
- Descreva as expectativas para o novo LMS
Uma vez que os problemas foram identificados é necessário descrever o que se espera do novo LMS. Determine os novos requisitos considerando também os objetivos de negócio e baseando-se na experiência adquirida. Para este trabalho procure envolver outras pessoas ou departamentos que dependam do LMS e tente mapear itens de inovação que sejam importantes na visão deles.
Depois de criar um documento detalhado com a especificação dos novos requerimentos verifique o quanto esta lista está alinhada à situação atual e seus problemas. Avalie o quanto o novo sistema pode melhorar este cenário. Se estes novos requerimentos não tratarem de todos os problemas identificados antes, então esta descrição não estará completa.
- Identifique os principais desafios técnicos e faça uma análise de viabilidade
Chegou o momento de avaliar se a troca de plataforma é viável tecnicamente e os seus desafios. Organize tais desafios em categorias como por exemplo: migração de dados, histórico de aprendizado, facilidade de adaptação pelos usuários finais, competências e conhecimentos técnicos da equipe de administração para operar o novo LMS. É fundamental levantar estas questões e discuti-las inclusive com os provedores de plataformas que serão considerados no processo de troca.
- Faça um planejamento para a migração de dados
Este é um dos mais críticos tópicos para análise quando se pensa em trocar de uma plataforma LMS para outra. Sempre que tratamos de sistemas distintos é importante saber que a natureza de cada plataforma é diferente o que inclui a sua organização de dados. É preciso compreender o impacto e os esforços para esta migração de dados.
É comum conhecer casos em que a organização simplesmente desistiu de migrar os dados antigos de histórico para o novo LMS pois este trabalho seria muito extenso e caro. Nesta hipótese deve-se guardar a base e os relatórios antigos e começar um novo histórico de aprendizado na nova plataforma.
Ainda assim, existem outros dados que normalmente podem ser migrados mais facilmente e não devem envolver um investimento alto. Dentre eles estão: os dados cadastrais atuais dos usuários, cursos e pacotes SCORM, objetos de aprendizado como vídeos e documentos, avaliações e testes, etc. A migração destes dados tende a ser mais tranquila, se tratando mais de um trabalho operacional do que técnico.
É importante procurar trabalhar de forma colaborativa com as diferentes partes envolvidas, o que pode incluir dois ou mais fornecedores e diferentes departamentos na sua organização. Cuidados e decisões corretas nesta fase podem ser determinantes para o sucesso ou não da migração de um LMS para outro.
- Entenda as limitações e exclusões da transição
Durante esse processo de transição é imperativo compreender as limitações e exclusões do novo sistema. Uma transição deste tipo nunca garantirá a manutenção de 100% dos dados previamente existentes, nem que os processos anteriores continuarão sendo os mesmos.
Estes são fatores inicialmente desconhecidos quando se pensa em mudar de plataforma e serão conhecidos somente no momento da transição, mas é importante se preparar e ter consciência que limitações são normais e que algumas adaptações serão necessárias. É importante que tais limitações não tornem-se mais importantes do que os problemas mapeados e acabem por postergar a decisão pela troca.
Equipe Clarity Solutions
Conheça as soluções para Educação Corporativa da Clarity Solutions
Referências: Switching your LMS? 5 essential tips for a smooth transition – Docebo e-Learning Blog
