Comprar pronto, produzir sob medida ou fazer em casa: como escolher o caminho de cada treinamento

Toda lista de treinamentos para o ano seguinte esconde uma decisão que quase nunca é discutida: para cada curso, qual é o caminho? Comprar um curso pronto, contratar a produção sob medida ou produzir com a própria equipe.

Na prática, a escolha costuma ser feita por hábito ("sempre compramos de tal fornecedor") ou pelo menor número da cotação. As duas formas tendem a sair caras. A primeira porque nem todo tema cabe no mesmo caminho. A segunda porque o preço da cotação é só uma parte do custo do treinamento, e muitas vezes não é a maior.

Três caminhos, três problemas diferentes

Nenhum dos três caminhos é melhor que os outros. Cada um resolve um tipo de problema.

Comprar pronto faz sentido quando o tema é universal: normas regulamentadoras, soft skills, ferramentas de mercado. O conteúdo já existe, está testado e pode ser publicado no LMS em dias. O ponto fraco é a aderência: o curso fala de um processo genérico, não do processo da sua empresa.

Produzir sob medida faz sentido quando o tema é do negócio: um procedimento próprio, um sistema interno, um produto, a cultura da empresa. Também ganha força quando o público é grande, porque o investimento se divide por mais pessoas. O ponto fraco é o prazo, que se mede em semanas, e a necessidade de envolver especialistas da empresa na validação.

Fazer em casa faz sentido quando existe demanda contínua de conteúdo, uma equipe com tempo para produzir e uma ferramenta de autoria. Funciona muito bem para atualizações frequentes, comunicados e conteúdos curtos. O ponto fraco é invisível na cotação: as horas da equipe, que deixam de ir para outras entregas.

O custo que não aparece na cotação

Para comparar os caminhos de forma justa, é preciso olhar o custo total do treinamento, e não só o preço do curso. Ele tem quatro partes: produção ou licença, plataforma, gestão e as horas que o público passa em treinamento.

A última é a que quase sempre fica de fora, e muitas vezes é a maior. A conta é simples: número de pessoas, vezes a duração do curso, vezes o custo-hora médio do público. Em um público grande, cada minuto de curso se multiplica por centenas ou milhares de pessoas.

Cada caminho pesa de um jeito diferente nessas quatro partes:

• Comprar pronto: a licença tende a ser a parte menor, e o curso fica disponível rápido. Em compensação, a duração não é desenhada para a sua empresa: o público pode passar por conteúdo de que não precisa.
• Produzir sob medida: o investimento de produção é maior, mas o curso pode ser desenhado só com o que o processo da empresa exige. Um curso mais curto e mais focado reduz as horas do público, que em públicos grandes costumam ser a maior parte do custo.
• Fazer em casa: não há fornecedor na conta, mas há as horas da equipe de produção e a ferramenta de autoria. É o custo mais fácil de esquecer, porque não aparece em nenhuma nota fiscal. E, como a equipe divide a produção com outras entregas, o curso pode demorar mais para ficar pronto e, somadas as horas, sair mais caro do que nas outras opções.

Os valores de cada parte variam muito com o formato, a duração, o tamanho do público e o nível de interatividade. Por isso vale fazer a conta com os números da sua empresa, curso a curso. Duas lições, porém, valem em qualquer cenário. A primeira: as horas do público pesam em todos os caminhos, então a duração do curso entra na conta tanto quanto o preço de produção. A segunda: o caminho mais barato na cotação não é necessariamente a melhor escolha. Se o problema é um processo próprio da empresa, o curso genérico custa menos e resolve menos.

Como decidir curso a curso

Quatro perguntas, feitas para cada treinamento da lista, resolvem a maior parte dos casos:

• O tema é da empresa ou do mercado? Norma, ferramenta de mercado e soft skill são do mercado: comece olhando os cursos prontos. Processo, sistema, produto e cultura são da empresa: o curso pronto vai ficar genérico demais.
• Qual é o tamanho do público? Quanto maior o público, mais a produção sob medida se dilui no custo por colaborador, e mais pesa cada minuto de duração.
• Com que frequência o conteúdo muda? Conteúdo que muda todo mês pede autonomia da equipe interna. Conteúdo estável por um ou dois anos aguenta bem uma produção externa.
• Quem tem tempo para produzir? Fazer em casa só é mais barato se as horas da equipe existirem de verdade. Se a equipe já está no limite, o curso atrasa, e o problema que ele resolveria continua custando.

E muitas vezes a resposta é mista. Uma trilha de integração, por exemplo, pode combinar cursos prontos para os temas de mercado (segurança, compliance, comunicação), um módulo sob medida para o que é próprio da empresa (cultura, processos, produtos) e atualizações curtas feitas em casa ao longo do ano.

Como defender a escolha no orçamento

A diretoria não precisa saber como cada curso será produzido. Precisa entender por que aquele caminho é o certo para aquele problema. O argumento mais forte é o custo por colaborador, comparado com o tamanho do problema que o curso resolve:

• Para comprar pronto: mostre a rapidez e o custo por pessoa da licença.
• Para produzir sob medida: mostre o tamanho do público e quanto o problema custa hoje. Quanto maior o público, menor o custo por pessoa.
• Para fazer em casa: mostre a demanda recorrente e a capacidade da equipe, contando as horas que ela deixa de dedicar a outras entregas.

Em qualquer caso, apresente as alternativas que foram descartadas e o motivo. Uma escolha que mostra as opções consideradas passa muito mais segurança do que uma cotação isolada.

Para medir o resultado depois, vale combinar os indicadores antes de o curso começar. Os quatro que a diretoria entende estão no artigo Indicadores de treinamento: os 4 que a diretoria entende.

Perguntas frequentes

Curso pronto ou sob medida: qual é mais barato?

Depende do tamanho do público, da duração e do formato. A licença do curso pronto costuma custar menos que a produção sob medida, mas, quando o curso sob medida é mais curto e mais focado, as horas que o público economiza podem compensar a diferença. Compare sempre o custo total por colaborador, não só o preço do curso.

Quando vale a pena produzir treinamentos com a equipe interna?

Quando há demanda contínua de conteúdo, uma ferramenta de autoria e uma equipe com tempo dedicado para produzir. Para conteúdos curtos e atualizações frequentes, a equipe interna costuma ser o caminho mais ágil.

Dá para combinar os três caminhos?

Sim, e é o mais comum em programas maiores, como trilhas de integração: cursos prontos para os temas de mercado, conteúdo sob medida para o que é próprio da empresa e atualizações feitas em casa ao longo do ano.